Privatlivspolitik

PRIVATLIVS- og OPBEVARINGSPOLITIK

INTRODUKTION
Denne privatlivs- og opbevaringspolitik forklarer, hvordan Hauge Stål (”vi” eller ”os”) behandler og opbevarer dine personoplysninger. Dette vedrører oplysninger, der behandles af os eller på vores vegne. Vi er forpligtet ifølge GDPR lovgivningen (Databeskyttelsesforordningen) til at informere dig om dette.

DATAANSVARLIG
Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er:

Virksomhedsnavn: Hauge Stål

CVR nr.: 13997144
Adresse: Bladstrupvej 9B, Lumby, 5270 Odense N
e-mail: info@haugestaal.dk
Tlf.: 66 18 96 00

Vores afdelinger er:

Vores databeskyttelsesrådgiver Jesper Karlsen kan kontaktes her: jk@haugestaal.dk Tlf.: 24 25 60 93

BESKRIVELSE AF BEHANDLINGEN
Som dataansvarlige jf. GDPR, så har vi følgende behandlingsaktiviteter

PLIGTMÆSSIG INFORMATION
Oplysningerne markeret med * under beskrivelse af databehandling er obligatoriske. Hvis du ikke giver disse oplysninger, så vil vi ikke kunne ansætte dig.

DINE RETTIGHEDER
Du har følgende rettigheder:

• Du har ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse af eller sletning af dine personoplysninger.
• Du har også ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke. Du kan tilbagekalde dit samtykke og gøre brug af dine rettigheder som anført nedenfor.
• Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
• Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, fx Datatilsynet.
  Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger i følgende tilfælde:
• Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på artikel 6, stk. 1, litra e (samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejning), se ovenfor under behandlingsgrundlag, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod en sådan behandling af grunde, der måtte vedrøre din særlige situation.
• Ligeledes har du en ubetinget ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, hvis vi behandler dine oplysninger med henblik på direkte markedsføring.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at anmode via e-mail til vores databeskyttelsesrådgiver.
Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du fx har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk

OPBEVARINGSPOLITIK

INTRODUKTION

Denne opbevaringspolitik (“Politikken”) vedrører opbevaringen af personoplysninger, der behandles af eller på vegne af Hauge Stål.

1 Anvendelsen af reglerne

Hauge Stål vil i overensstemmelse med GDPR, art. 5.1.e. (princippet om opbevaringsbegrænsning), alene opbevare personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at forfølge de formål, hvortil de pågældende personoplysninger behandles.
Personoplysningerne tilhører Hauge Stål og skal opbevares og slettes i overensstemmelse med de generelle retningslinjer i denne Politik.
Personoplysningerne repræsenterer en omfattende investering og værdi i virksomheden og skal beskyttes af alle medarbejdere.
Politikken skal sikre:

• At en proces for sikker sletning af personoplysninger er etableret, så Hauge Stål ikke udsættes for potentielt fremtidigt ansvar for manglende sletning,
• at personoplysninger af driftsmæssig betydning er tilgængelige, når det er relevant og
• at retlige forpligtelser, dvs. lovgivning mv., overholdes.

Denne Politik er opdelt i et generelt afsnit (afsnit 2) efterfulgt af et afsnit om opbevaring (afsnit 3).
Målsætningen med det generelle afsnit er først og fremmest at beskrive de love og regler om databeskyttelse, som påvirker Hauge Ståls forretning. Afsnittet om opbevaring beskriver opbevaringsperioderne for hver behandling/underbehandling, der finder sted i Hauge Stål, hvilket skal være i overensstemmelse med Politikken samt krav og begrænsninger efter den regulering, der finder anvendelse for Hauge Stål.
Formålet med Politikken er:

• At vejlede for at sikre, at personoplysninger opbevares og beskyttes i Hauge Stål i hele personoplysningernes opbevaringsperiode,
• at gøre personoplysningerne mere tilgængelige og brugbare for medarbejdere hos Hauge Stål,
• at sikre, at der sker afvigelse fra standardopbevaringsperioden for personoplysninger, når der skal ske fastfrysning af personoplysninger og
• at etablere passende praksis for sletning og bortskaffelse af personoplysninger.

Politikken beskriver processen for indsamlingen og opbevaringen af personoplysninger og den rutinemæssige håndtering, som medarbejdere skal foretage i løbet af opbevaringen og/eller rådigheden over personoplysningerne.

2 Generelt
2.1 ANVENDELSESOMRÅDE

Politikken finder anvendelse for Hauge Stål, herunder alle ansatte hos Hauge Stål, uanset om disse er ansat på fuldtid, deltid eller som konsulenter (samlet “medarbejdere”).

Kun den endelige version af dokumenter indeholdende personoplysninger bør opbevares. Dog kan der være et legitimt formål med at opbevare udkast til dokumenter indeholdende personoplysninger ved særlige typer af dokumenter.

2.2 ANSVAR

Medarbejdere
Alle medarbejdere forventes at efterleve Politikken til fulde. Medarbejdere er ansvarlige for at sikre, at dokumenterne indeholdende personoplysninger, som medarbejderen arbejder med, er korrekt klassificeret, håndteret, opbevaret og bortskaffet i overensstemmelse med kravene i denne politik. Dokumenter indeholdende personoplysninger bør ikke opbevares i medarbejderes hjem, på bærbare elektroniske medier eller andre steder/enheder, som ikke er ejet af Hauge Stål eller som ikke er et opbevaringsmedium godkendt af Hauge Stål.
Dokumentansvarlig
Den dokumentansvarlige er Jesper Karlsen.
Den dokumentansvarlige er ansvarlig for:

• Implementering, fortolkning samt periodisk revurdering af denne Politik,
• opretholdelse af et program for opbevaring af personoplysninger i Hauge Stål, herunder udvikling af procedurer, der understøtter programmet,
• den fysiske opbevaring og beskyttelse af personoplysninger indtil bortskaffelse eller overførelse til permanent opbevaring eller sletning,
• at sletningen af personoplysninger efter udgangen af opbevaringsperioden igangsættes,
• vedligeholdelse af dokumenter relateret til denne politik, fx lister med slettede/destruerede personoplysninger og
• kontrol med medarbejdernes overholdelse af denne politik samt opfølgende kontrol (note: dette skal tilpasses Hauge Ståls forhold).

2.3 JURIDISK OG REGULATORISK GRUNDLAG

Kriterier for vurdering af opbevaringsperiode
Opbevaringsperioden for personoplysninger er defineret ud fra en kombination af Hauge Ståls saglige behov for personoplysningerne – altså det eller de formål, hvortil personoplysningerne behandles – og det retsgrundlag som Hauge Stål opererer under.

Formål
Formålet med behandlingen af personoplysningerne er fastlagt for hver behandlingsproces.

Retsgrundlag
Retsgrundlaget kan fx være skattelovgivning, revisionslovgivning, hvidvasklovgivning eller databeskyttelseslovgivning. Visse regler kan pålægge en vis minimumsopbevaringsperiode, fx bogføringsloven, hvor andre regler kan pålægge en vis maksimumopbevaringsperiode.

Det er den dataansvarliges ansvar at sikre overholdelse af retsgrundlaget.

2.4 OPBEVARING

Opbevaringsafsnittet
Opbevaringsafsnittet oplister dokumenter og indeholdende personoplysninger vedrørende henholdsvis kunder, ansatte og administrative anliggender for Hauge Stål, og beskriver opbevaringsperioden for hver type af dokument indeholdende personoplysninger.

Opbevaringsperioden må ikke være i strid med opbevaringsperioder defineret i lov eller anden regulering. Hvis der identificeres en uoverensstemmelse mellem opbevaringsperioderne i denne Politik og lovgivningen skal dette oplyses til den dokumentansvarlige.

2.5 BORTSKAFFELSE OG/ELLER SLETNING

Når en fastsat opbevaringsperiode, som defineret i opbevaringsafsnittet, udløber, og dokumentet indeholdende personoplysninger ikke er udsat for fastfrysning, skal personoplysningerne bortskaffes eller slettes med passende midler, set i forhold til personoplysningernes natur og graden af fortrolighed (fx makulering, genbrug, sletning).

Den persondataansvarlige skal årligt iværksætte en bortskaffelsesproces, hvor medarbejdere gennemgår og bortskaffer eller destruerer personoplysninger, hvis opbevaringsperiode er udløbet.

Destruering af dokumenter indeholdende personoplysninger skal være godkendt af ledelsen.

Den persondataansvarlige skal føre en liste over bortskaffede og slettede dokumenter indeholdende personoplysninger og datoen for, hvornår bortskaffelsen/sletningen er foretaget.

2.6 FASTFRYSNING AF DOKUMENTER INDEHOLDENDE PERSONDATA

Det er alle medarbejderes ansvar at rapportere til Jesper Karlsen når en retssag eller regulatoriske aktiviteter påbegyndes eller med rimelighed kan forudses, så en passende håndtering kan overvejes.

I tilfælde af retssager, påkrav, myndighedstilsyn, tvister og lignende situationer, kan det være nødvendigt for Hauge Stål at opbevare visse dokumenter indeholdende personoplysninger i længere tid end den normale opbevaringsperiode, både af hensyn til egne interesser og retlige forpligtelser. I så fald skal der ske en “fastfrysning” af alle relevante dokumenter indeholdende personoplysninger, så disse ikke bortskaffes eller destrueres før situationen, er løst, og Hauge Stål ikke længere har behov for at bevare oplysningerne.

Jesper Karlsen skal koordinere med medarbejderne, IT og andre relevante afdelinger for at sikre korrekt overholdelse af forpligtelser vedrørende fastfrysningssituationer.

I tilfælde af fastfrysning (som defineret ovenfor) må der ikke ske sletning af de omfattede dokumenter indeholdende personoplysninger uanset kilden til dokumenterne. Dette gælder også for personoplysninger, der ellers ikke har en opbevaringsperiode, såsom personoplysninger i udkast til dokumenter og andre personoplysninger som normalt kasseres øjeblikkeligt.

Formål
Medarbejderne hos Hauge Stål skal bevare dokumenter indeholdende personoplysninger, der er relevante for en retssag eller regulatoriske aktiviteter, der er under behandling eller med rimelighed kan forudses.

Ved påbegyndelse af en retssag eller en offentlig undersøgelse/tilsyn, eller når der er en troværdig trussel om en retssag eller en regulatorisk aktivitet, kan Jesper Karlsen udstede en meddelelse om “fastfrysning” – “fastfrysningsmeddelelse” – til medarbejderne, som herefter skal kontrollere de dokumenter indeholdende personoplysninger, der er relevante for sagen, opretholdes.

Fastfrysningsmeddelelsen pålægger medarbejderne at standse destrueringen af enhver fysisk kopi eller elektronisk information, herunder e-mailkorrespondance, som potentielt kunne være relevant for det specifikke emne, der er beskrevet i fastfrysningsmeddelelsen.

Alle medarbejdere skal overholde modtagne fastfrysnings-instruktioner og skal bidrage til fastfrysningsprocedurer i det omfang, som de anmodes herom. Bortskaffelse af Hauge Ståls dokumenter indeholdende personoplysninger eller anden information, der er genstand for fastfrysning, kan resultere i alvorlige sanktioner, herunder strafferetlige sanktioner, der kan pålægges Hauge Stål eller den enkelte medarbejde. Bortskaffelse må kun genoptages, når fastfrysningsmeddelelsen er tilbagekaldt af Jesper Karlsen.

2.7 ARKIVERING

Personoplysninger, omfattet af denne politik, skal – uafhængigt af medie – opbevares på en sikker måde for at minimere risikoen for tab af fortrolighed, integritet og tilgængelighed.

Ægtheden, integriteten, pålideligheden og læsbarheden af dokumenter indeholdende personoplysninger skal være sikret gennem opbevaringsperioden. IT-sikkerhedspolitikken gælder for dokumenter indeholdende personoplysninger.

Fortegnelser, der dokumenterer bortskaffelsen eller destrueringen af dokumenter indeholdende personoplysninger, skal arkiveres.

3 Opbevaringsafsnit (For Medarbejdere)

Følgende opbevaringsperioder gælder for alle dokumenter, uanset medie (fx håndskrevet, e-mail, Word, Excel mm.) og uanset om dokumenterne er fysiske eller digitale:

4 Revision

Revision, med det formål at sikre efterlevelse af denne politik, sker under opsyn og ansvar af Jesper Karlsen.

5 Revisionshistorik

Bilag til opbevaringspolitik – yderligere definitioner

Dokumenter af kritisk driftsmæssig betydning er dokumenter i enhver form indeholdende information, der er (1) væsentlig for Hauge Stål, (2) nødvendig for opretholdelse af Hauge Ståls juridiske og regulatoriske standpunkt, eller (3) nødvendig for etablering og beskyttelse af organisationens, medarbejdernes, kundernes og interessenternes rettigheder og interesser.

Persondataforordningen betyder den generelle forordning om databeskyttelse (EU) 2016/679.

Udkast til dokumenter betyder udkast, arbejdsnotater eller “short life dokumenter” (såsom mødedagsordener), fx kun indtil et endeligt dokument indeholdende personoplysninger er udarbejdet.

Dokumenter indeholdende personoplysninger betyder dokumenter indeholdende personoplysninger i enhver form, uanset format, der er oprettet, modtaget og bevaret i forbindelse med Hauge Ståls arbejde, herunder e-mailkorrespondance, fysiske dokumenter, elektroniske dokumenter, databaser, ansøgningsinformation, eller anden elektronisk eller fotografisk medie. Dokumenter vil enten være underlagt juridiske eller regulatoriske krav til opbevaring og/eller have en langsigtet værdi for Hauge Stål, hvilket nødvendiggør opbevaringen.

Opbevaringsperiode betyder varigheden af opbevaringen af en bestemt type af dokumenter indeholdende personoplysninger, udtrykt som en tidsperiode (fx fem år efter oprettelsen af dokumentet), en begivenhed eller handling (fx ophør af ansættelsesforhold), eller en kombination af disse (fx 5 år efter ophør af ansættelsesforhold).

Se privatlivs- og opbevaringspolitik som PDF

Cookie- og privatlivspolitik

Introduktion
Når du besøger vores website indsamles der oplysninger om dig, som bruges til at tilpasse og forbedre vores indhold og til at øge værdien af de annoncer, der vises på siden. Hvis du ikke ønsker, at der indsamles oplysninger, bør du slette dine cookies (se vejledning) og undlade videre brug af websitet. Nedenfor har vi uddybet, hvilke informationer der indsamles, deres formål og hvilke tredjeparter, der har adgang til dem.

Cookies
Websitet anvender ”cookies”, der er en tekstfil, som gemmes på din computer, mobil el. tilsvarende med det formål at genkende den, huske indstillinger, udføre statistik og målrette annoncer. Cookies kan ikke indeholde skadelig kode som f.eks. virus.

Det er muligt at slette eller blokere for cookies. Se vejledning: http://minecookies.org/cookiehandtering

Hvis du sletter eller blokerer cookies vil annoncer kunne blive mindre relevante for dig og optræde hyppigere. Du kan desuden risikere at websitet ikke fungerer optimalt samt at der er indhold, du ikke kan få adgang til.

Websitet indeholder cookies fra tredjeparter, der i varierende omfang kan omfatte:

Personoplysninger

Generelt
Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Når du benytter vores website indsamler og behandler vi en række sådanne informationer. Det sker f.eks. ved alm. tilgang af indhold, hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev, deltager i konkurrencer eller undersøgelser, registrerer dig som bruger eller abonnent, øvrig brug af services eller foretager køb via websitet.

Vi indsamler og behandler typisk følgende typer af oplysninger: Et unikt ID og tekniske oplysninger om din computer, tablet eller mobiltelefon, dit IP-nummer, geografisk placering, samt hvilke sider du klikker på (interesser). I det omfang du selv giver eksplicit samtykke hertil og selv indtaster informationerne behandles desuden: Navn, telefonnummer, e-mail, adresse og betalingsoplysninger. Det vil typisk være i forbindelse med oprettelse af login eller ved køb.

Sikkerhed
Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

Formål
Oplysningerne bruges til at identificere dig som bruger og vise dig de annoncer, som vil have størst sandsynlighed for at være relevante for dig, at registrere dine køb og betalinger, samt at kunne levere de services, du har efterspurgt, som f.eks. at fremsende et nyhedsbrev. Herudover anvender vi oplysningerne til at optimere vores services og indhold.

Periode for opbevaring
Oplysningerne opbevares i det tidsrum, der er tilladt i henhold til lovgivningen, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Det er derfor ikke muligt at angive en generel tidsramme for, hvornår informationer slettes.

Videregivelse af oplysninger
Data om din brug af websitet, hvilke annoncer, du modtager og evt. klikker på, geografisk placering, køn og alderssegment m.v. videregives til tredjeparter i det omfang disse oplysninger er kendt. Du kan se hvilke tredjeparter, der er tale om, i afsnittet om ”Cookies” ovenfor. Oplysningerne anvendes til målretning af annoncering.

Vi benytter herudover en række tredjeparter til opbevaring og behandling af data. Disse behandler udelukkende oplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til egne formål.

Videregivelse af personoplysninger som navn og e-mail m.v. vil kun ske, hvis du giver samtykke til det. Vi anvender kun databehandlere i EU eller i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.

Indsigt og klager
Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger, vi behandler om dig. Du kan desuden til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger anvendes. Du kan også tilbagekalde dit samtykke til, at der bliver behandlet oplysninger om dig. Hvis de oplysninger, der behandles om dig, er forkerte har du ret til at de bliver rettet eller slettet. Henvendelse herom kan ske til: info@haugestaal.dk. Hvis du vil klage over vores behandling af dine personoplysninger, har du også mulighed for at tage kontakt til Datatilsynet.

Udgiver
Websitet ejes og publiceres af:

HAUGE Stål A/S

Bladstrupvej 9B
Postnummer og by
5270 Odense N
Telefon: +45 66 18 96 00
Email: info@haugestaal.dk